4Solutions

Moderne Werkplek


Technologie, processen en mensen

Natuurlijk, de moderne werkplek kent veel voordelen. Werken waar, wanneer en hoe de medewerkers dat willen, op afstand samenwerken, makkelijker documenten delen, overleggen in virtuele teams. De moderne werkplek zorgt ervoor dat onze medewerkers makkelijker kunnen werken. Om dit te bereiken, zijn er echter wel een aantal randvoorwaarden. Natuurlijk is de technologie belangrijk, maar minstens zo belangrijk zijn de processen en de mensen. Hoe zorgen we ervoor dat deze driehoek klopt?

Voor een succesvolle moderne werkplek moeten er 3 hoofdzaken op orde zijn: technologie, processen en mensen. Uiteraard moet iedereen over de juiste faciliteiten, toegang en applicaties beschikken om te kunnen werken waar en wanneer hij dat wil. En is er bijvoorbeeld een laptop stuk, dan moet deze snel kunnen worden omgewisseld voor een nieuwe. Technologie is de basisvoorwaarde. Zonder de juiste middelen kan niemand efficiënt aan de slag.

Eigen verantwoordelijkheid

Eigen verantwoordelijkheid en discipline zijn rand voorwaardelijk bij een succesvolle implementatie van de moderne werkplek. We zullen als organisatie dan ook actief moeten gaan sturen op output. Bovendien is goede begeleiding naar een moderne werkplek noodzakelijk. En ook adoptie van de applicaties is een belangrijk aandachtpunt. We zien vaak dat organisaties wel de stappen technologie en processen op orde hebben, maar medewerkers vervolgens niet goed begeleiden, wat afbreuk doet aan het succes. Als zij niet worden meegenomen in het gedachtegoed van de moderne werkplek en efficiënt gebruikmaken van de beschikbare technologie, zal de verwachte output uitblijven.


Wanneer de driehoek technologie, processen en mensen klopt, zal de moderne werkplek daadwerkelijk profijt hebben. Hoewel een deel van de huidige generatie medewerkers hier wellicht aan moet wennen, is de moderne werkplek voor de meeste mensen een uitkomst.

De meeste medewerkers van zorgorganisaties zijn bezig met het leveren van zorg. Gelukkig maar. En de tijd die zij achter een PC doorbrengen is tijd die niet aan klanten besteed kan worden. De zorgwerkplek moet er daarom op gericht zijn om alles zo snel mogelijk af te handelen. De Moderne Werkplek is met deze gedachte ontwikkeld. Zo is er veel aandacht besteed aan het inloggen. Een veel gehoorde kreet is ‘Ik moet 100 keer per dag inloggen op alle systemen!’. Ok, 100 keer is wat overdreven, maar zo voelt het wel. Iedere keer een gebruikersnaam en wachtwoord invoeren om iets gedaan te krijgen. En dan vaak ook niet eens dezelfde. Het kost tijd en ergernis. Dat moet echt simpeler. De Moderne Werkplek van Noorderzorg kent maar één gebruikersnaam en wachtwoord. De technologie erachter zorgt voor de rest. ‘Single Sign On’ heet dat. Het zorgt ervoor dat je eenmalige je wachtwoord invoert op je werkplek. Vervolgens is de techniek zo gekoppeld dat je automatisch inlogt op alle applicaties, met je eigen account. Zo blijft er tijd over voor het werk waar het écht om gaat: zorg verlenen.


De moderne werkplek in een notendop


Moderne technologie en innovatie zijn noodzakelijk om aan de toenemende vraag naar betaalbare zorg te kunnen blijven voldoen. De moderne zorgwerkplek draagt bij aan de noodzaak om per zorgmedewerker meer tijd te besteden aan de cliënt. Door de kennis en ervaring van vele zorginstellingen steeds te vertalen in standaard werkwijzen kunnen zorginstellingen blijvend en veilig zorgprocessen verbeteren.

6 kenmerken van de moderne werkplek

De belangrijkste kenmerken van een moderne zorgwerkplek kunnen als volgt worden samengevat:

  • Realiseert tijdwinst: een moderne zorgwerkplek realiseert tijdwinst door; eenvoudige inlogmogelijkheden, het direct aantekeningen kunnen toevoegen aan een dossier via de tablet, het eenvoudig kunnen switchen van device, mobiel kunnen printen en een betere overall performance;
  • Moderne technologie sluit aan: door gebruik van moderne technologie sluit de moderne werkplek eenvoudig aan op andere zorgtechnologie (van domotica tot digitale triage) en klaar voor nieuwe ontwikkelingen zoals IOT (internet of things);
  • Beheerd vanuit de Cloud: door een zorgwerkplek beheert vanuit de cloud af te nemen is 24x7 ondersteuning eenvoudig te realiseren en blijven werkplekken automatisch up to date met ontwikkelingen;
  • Ondersteunt modern organiseren: de zorgwerkplek ondersteunt moderne werkwijzen en managementthema’s zoals: planning = realisatie, faciliteert samenwerking & informatie uitwisseling;
  • Is beter beveiligd: beveiliging wordt steeds complexer, er is veel regelgeving om aan te voldoen, en juist de zorg heeft te maken met gevoelige data van personen, dataveiligheid is een topprioriteit die met een moderne zorgwerkplek goed ingevuld kan worden;
  • Sluit aan op de zorgmedewerker: Zorgpersoneel is schaars en staat onder steeds grotere druk. De Moderne Werkplek voor de zorg maakt het werk zowel productiever als prettiger en sluit aan op de nieuwe generatie zorgmedewerkers.

Voorbeeld van implementatie Moderne Werkplek in 2 weken tijd

In 2019 zijn we in samenwerking met Wortell bij Woonzorggroep Samen een traject gestart om voor de zorgorganisatie een nieuwe Moderne Werkplek in te richten. Een belangrijk onderdeel hiervan is het op afstand werken met Microsoft Teams. Ondanks dat deze transformatie pas in het najaar van 2020 op de roadmap stond, veranderde het coronavirus de urgentie en behoefte en ontstond de vraag om dit versneld mogelijk te maken. De planners van Wortell hebben de nodige consultants bij elkaar verzameld en een spoedteam aangesteld. Zo hebben we voor de medewerkers van de zorgorganisatie in een week tijd apparaten kunnen leveren, de werkplek en de benodigde beveiliging ingericht, Microsoft Teams geïmplementeerd en dagelijks digitale trainingen gegeven.

Lees in deze case waarom dit zo belangrijk was voor Woonzorggroep Samen en hoe we ze snel geholpen hebben met hun Digitale Werkplek.

Versneld samenwerken in Coronatijd Versneld Samenwerken op afstand in Corona-periode.